Informes en Access

¿Que es un informe?

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

Como crear un Informe:

Un informe se puede crear de tres formas.

Con Autoinforme, basándose en una sola tabla o consulta. Autoinforme crea un informe que presenta todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.

1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes,  bajo Objetos.
2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe haga clic en uno de los siguientes asistentes:

Autoinforme: En columnas       Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a la izquierda.

Autoinforme: Tabular       Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.

4. Haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
5. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Access aplica el último autoformato utilizado en el informe. Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado el comando Autoformato en el menú Formato, Microsoft Access utiliza el autoformato estándar.

Con un asistente, basándose en una o más tablas o consultas. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas.

1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes,  bajo Objetos.
2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.

 NOTA   No es necesario realizar este paso si seleccionó Asistente para informes en el paso 3 ; puede especificar el origen de registros para el informe en el asistente.

5. Haga clic en Aceptar.
6. Siga las instrucciones del asistente.

Si el informe creado no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño.

Notas

• Si desea incluir campos de varias tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para informes. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta, y elija los campos que desea incluir en el informe hasta que los haya seleccionado todos.
• Si hace clic en una de las opciones de Autoinforme, Microsoft Access utiliza el último autoformato especificado, ya haya sido en el Asistente para informes o con el comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.

En la vista Diseño, de manera personalizada. En este caso, se crea un informe básico y se personaliza en la vista Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes,  bajo Objetos.
2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, haga clic en Vista diseño.
4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. (Si desea un informe independiente, no seleccione nada de esta lista)
5. Haga clic en Aceptar

Tablas Dinámicas en Excel

¿Que son las tablas Dinámicas?

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación.

Como crear un Tabla Dinámica:

Paso a paso tu tabla dinámica:

Abre una hoja de cálculo en la que tengas datos y en cuya primera fila se sitúe el encabezado con las categorías de la misma.

En dicho encabezado tienes que tener un formato diferente al resto de celdas de la hoja, por ejemplo ponerlo en negrita.

Ve al menú Insertar y haz clic en el primer icono a la izquierda donde dice Tabla Dinámica.

Te pedirá que indiques el grupo de celdas donde está la información a trasladar a la Tabla Dinámica. Elige el rango completo con encabezado incluido.

También puedes elegir si la información viene de otro archivo o si la tabla quieres que se abra en un libro de Excel diferente, de momento deja los valores que vienen por defecto.

Acepta y a continuación se muestra una nueva hoja de cálculo, a la izquierda aparece una tabla en blanco cuyos contenidos son Rotulo de columnas, Rotulo de filas y Valores.

A la derecha veras una ventana titulada Lista de campos de tabla dinámica, en la parte superior de dicha ventana tienes los conceptos que estaban en el encabezado de tu hoja de cálculo, en la parte inferior te pide que indiques en qué parte de la tabla dinámica quieres colocar dichos campos.

Basta con pulsar sobre el botón del ratón sobre el campo que quieras colocar y arrastra sin soltar hasta llegar a cada una de las opciones momento en el cual sueltas el botón. Así has indicado en donde quieres esa información.

Lo vas repitiendo con la información que necesites y al terminar veras reflejados los datos en tu tabla dinámica de la derecha como ves en la imagen.

Puedes obtener más información de la tabla dinámica como por ejemplo filtros, subtotales, medias,… Las tablas dinámicas tienen multitud de opciones poco a poco a base de practicar conocerás todas ellas.

Documentos y Subdocumentos Maestros

¿Que son los Documentos Maestros?

Un documento maestro contiene vínculos a un conjunto de subdocumentos relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar. En un grupo de trabajo, almacene un documento maestro en una red para compartir la propiedad de un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales.

Como crear un Documento y un Subdocumento Maestro: 

Para crear un documento maestro, comience con un esquema y después cree subdocumentos nuevos o agregue documentos existentes.

Determinar la ubicación de los documentos

1. En el Explorador de Microsoft Windows, designe una carpeta para almacenar el documento maestro y los subdocumentos.
2. Si desea utilizar documentos existentes de Microsoft Word como subdocumentos, muévalos hacia la carpeta.

Crear el documento maestro

Siga uno de estos procedimientos:

Crear un esquema de un nuevo documento maestro

Convertir un documento existente en un documento maestro

Agregar subdocumentos al documento maestro

Siga uno de estos procedimientos o ambos:

Crear un subdocumento a partir de un título del esquema

Insertar un documento existente de Word en un documento maestro

Guarde el documento maestro

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. Seleccione la ubicación designada al principio de este procedimiento, escriba un nombre de archivo para el documento maestro y, a continuación, haga clic en Guardar.

Word asigna automáticamente un nombre de archivo a cada nuevo subdocumento en función de los primeros caracteres en el título del subdocumento en el esquema del documento maestro. Por ejemplo, un subdocumento que empiece con el título de esquema "Capítulo 1" puede recibir el nombre "Capítulo1.doc".